Domanda:
Come unire le Annotazioni con un documento in File Cabinet?
Risposta:
Da DocuWare 6.6 è possibile unire le annotazioni a documenti PDF già archiviati in un raccoglitore. In questo modo tutte le annotazioni vengono inserite nel documento in modo permanente. A tale scopo viene creato un nuovo file PDF che sostituisce quello esistente.
Caso d'uso
Nel processo di approvazione di una fattura, i rispettivi documenti vengono modificati da più colleghi: vengono timbrati, commentati e contrassegnati. Una volta terminato il processo, le annotazioni vengono unite al documento perché sono fondamentali per ripercorrere le fasi di approvazione della fattura. Per questo motivo, tutte le annotazioni sono permanentemente collegate al documento e non possono essere nascoste, indipendentemente dal programma utilizzato per visualizzare la fattura.
Vantaggi
Le Annotazioni sono sempre visibili, i passaggi possono essere ripercorsi in modo permanente
Configurazioni e utilizzo
Ecco come si può utilizzare questa funzionalità:
Barra degli strumenti del visualizzatore → sezione "Visualizzazione" → Unisci livelli
Per unire le Annotazioni in un archivio è necessario che l'utente abbia il diritto di "Modifica documenti". Come dice il nome, questo diritto conferisce agli utenti il diritto di modificare i documenti in uno schedario. Se questo diritto viene rimosso, l'utente non sarà più in grado di unire le annotazioni.
Si consiglia di utilizzare la funzionalità di unione solo in combinazione con il versioning automatico per garantire la documentazione delle modifiche nel raccoglitore.