DocuWare Administration è una ricca fonte di informazioni pratiche per la gestione del sistema DocuWare. Qui vengono illustrati 5 esempi.
Domanda:
Quali utenti sono connessi?
Soluzione:
Le connessioni al Content Server e il numero di connessioni attualmente in esecuzione possono essere controllati in DocuWare Administration accedendo a System/Server/Content Server/<Nome Content Server>/Opzioni di servizio. Tutte le connessioni server e client a Content Server sono elencate in Numero di connessioni. Il numero di utenti attualmente connessi a Content Server è indicato in Numero di utenti. Vengono visualizzati sia i nomi degli utenti che il numero delle loro connessioni.
Gli utenti possono avere più connessioni al Content Server, ad esempio, se stanno lavorando simultaneamente con il Client di Windows e il Web Client, se hanno più visualizzatori aperti nel Client di Windows o se hanno avviato un lavoro di IMPORT ATTIVO in esecuzione parallelamente al client. Utilizzare questa rapida panoramica per scoprire come vengono utilizzate le licenze. Oppure verificare il numero di connessioni al server prima di eseguire qualsiasi intervento di manutenzione.
Nelle Opzioni di servizio in DocuWare System/Server/Content Server/<Nome Content Server> è possibile controllare lo stato attuale degli utenti registrati.
Dalla versione 6.7 è stata aggiunta una nuova funzione in DocuWare Administration: Panoramica delle connessioni. Questa funzione si trova nella barra degli strumenti di amministrazione se è selezionato il ramo Sistema o Organizzazione:
Domanda:
Quali flussi di lavoro sono in esecuzione?
Soluzione:
Una panoramica di tutti i flussi di lavoro in esecuzione si trova in DocuWare System/Server /Workflow Server/<Nome Workflow Server> nell'area denominata Opzioni di servizio. L'impostazione che determina il numero massimo di flussi di lavoro che possono essere eseguiti contemporaneamente si trova nella sezione Numero massimo di flussi di lavoro paralleli. Il valore predefinito è 1. Se vengono definiti due flussi di lavoro Autoindex, essi verranno eseguiti uno dopo l'altro a meno che non si aumenti questo valore. Aumentando o diminuendo il valore, è possibile controllare il carico del server, poiché più flussi di lavoro paralleli possono influire negativamente sulle prestazioni. In Numero di attività correnti e in Processi paralleli è possibile determinare quante attività/flussi di lavoro possono essere eseguiti contemporaneamente.
Domanda:
Quali posizioni di archiviazione e connessioni dati sono disponibili?
Soluzione:
Controllare DocuWare Administration per verificare se è possibile connettersi a una determinata posizione di archiviazione o creare una connessione dati, ad esempio a un database, da DocuWare Server. Questa verifica ha senso se non è stato possibile accedere ai documenti o a un'origine dati in DocuWare. Per verificare la disponibilità delle posizioni di archiviazione, accedere alla sezione DocuWare System/Storage locations/<nome posizione di archiviazione> e fare clic sull'icona 
. nella barra degli strumenti. La disponibilità del database è visibile in DocuWare System/Database connection/<Nome connessione database> dalla stessa icona nella barra degli strumenti.
Utilizzando la barra degli strumenti, è possibile accedere alle informazioni per vedere se esistono connessioni a diverse posizioni di archiviazione.
Domanda:
Che tipo di diritti ha l'utente?
Soluzione:
Per ottenere una panoramica dei vari diritti dei singoli utenti di DocuWare, accedere a DocuWare System/Organization/User administration/User/<nome utente> e utilizzare l'icona nella barra degli strumenti per visualizzare i diritti dell'utente 
.
La barra degli strumenti consente di analizzare se alcuni diritti sono stati dimenticati o quali profili devono essere modificati. Facendo clic su Amministrazione, è possibile vedere esattamente quali diritti sono stati assegnati direttamente a un utente e quali sono stati forniti tramite profili, gruppi o ruoli. La sezione Visualizzazione dei diritti dell'utente è un'area di puro controllo, in cui non è possibile apportare alcuna modifica.
Visualizzazione dei diritti dell'utente tramite la barra degli strumenti
Domanda:
Qual è il numero di documenti e lo stato di fulltext?
Soluzione:
Dopo essere entrati nella sezione File Cabinet di DocuWare Administration, utilizzare il tasto destro del mouse per fare clic su <Nome file cabinet> per aprire un menu contestuale. Facendo clic su Mostra stato fulltext (indipendentemente dal fatto che il file cabinet sia fulltext o meno), vengono visualizzate diverse informazioni pratiche. Tra queste, il numero di documenti archiviati nello schedario, il numero totale di pagine dei documenti e il numero medio di pagine di ciascun documento.
Inoltre, fornisce una rapida indicazione delle dimensioni dello schedario. Se per un raccoglitore è stato impostato un servizio fulltext, quest'area dell'Amministrazione fornisce anche un rapporto sullo stato del fulltext. La finestra di dialogo fornisce un'istantanea della situazione attuale, non una visualizzazione progressiva. Mostra la percentuale di documenti archiviati in un raccoglitore che devono ancora essere indicizzati per il fulltext e quanto testo è già stato estratto. Viene anche mostrato il valore di quanti documenti archiviati sono stati indicizzati. Ciò significa che ogni stringa estratta è stata analizzata per vedere se esiste già e viene classificata in base a questa informazione. Grazie a queste preziose informazioni, è possibile valutare se i tempi e i parametri per l'indicizzazione automatica fulltext sono stati configurati in modo ottimale. È anche facile vedere il volume complessivo del catalogo fulltext.
Informazioni preziose: quanti documenti ci sono in un archivio? Tutti i documenti sono stati indicizzati per il fulltext?
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Si prega di notare: Questo articolo è una traduzione dall'inglese. Le informazioni contenute in questo articolo si basano sulla versione originale in inglese del/i prodotto/i. Potrebbero esserci piccoli errori, ad esempio nella grammatica utilizzata nella versione tradotta dei nostri articoli. Sebbene non possiamo garantire la completa accuratezza della traduzione, nella maggior parte dei casi la troverete sufficientemente informativa. In caso di dubbi, si prega di fare riferimento alla versione inglese di questo articolo.