Scenario:
Si desidera eliminare automaticamente i documenti in base a determinati criteri.
Soluzione:
È possibile ottenere questo risultato tramite un Criterio di eliminazione di DocuWare. Fare riferimento alla seguente guida per la creazione di un criterio di eliminazione;
1. Accedere alla pagina Configurazioni tramite il menu a tendina sotto il proprio nome utente.
2. Se si dispone delle autorizzazioni corrette, è possibile creare un criterio di cancellazione. Se si dispone dei permessi corretti, si dovrebbe essere in grado di accedere al plugin Criterio di eliminazione. Se questo plugin non è presente nella pagina delle configurazioni, contattare l'amministratore di sistema per ottenere le autorizzazioni necessarie.
3. Dalla scheda Policy, si accede al plugin Deletion Policy. Dalla scheda Criteri, sono disponibili molte opzioni per l'impostazione dei criteri. Questo criterio può essere basato su una voce dell'indice, ad esempio "Store Date"
Nota: è MOLTO importante leggere attentamente le opzioni relative alla data, poiché la loro formulazione è molto specifica.
Per eliminare in base a un campo Store Date, è possibile scegliere tra anni, ore, giorni o mesi.
4. È inoltre possibile aggiungere altri criteri di campo basati su voci di indice o voci di sistema.
5. Dalla scheda Schedule, è possibile aggiungere altri criteri di campo basati su voci di indice o voci di sistema. Dalla scheda Pianificazione è possibile definire una pianificazione per l'esecuzione del Criterio di eliminazione. È possibile personalizzare l'ora di inizio della pianificazione e la frequenza di esecuzione in base al minuto, all'ora, al giorno, alla settimana o al mese. Inoltre, è possibile impostare la pianificazione su "Mai", per eseguire il criterio solo quando viene lanciato manualmente.
6. Dalla scheda Autorizzazioni, è possibile definire le autorizzazioni per l'esecuzione del criterio. Dalla scheda Autorizzazioni, è possibile specificare chi avrà il permesso di eseguire il Criterio di eliminazione.
Le migliori pratiche consigliano di applicare questo diritto solo agli utenti amministrativi, poiché questo modulo deve essere trattato con un livello di sicurezza elevato.
Una volta fatto questo, salvare la configurazione e dovrebbe essere pronta per essere eseguita.
Il KBA è applicabile sia alle organizzazioni cloud che a quelle on-premise.
Si prega di notare: Questo articolo è una traduzione dall'inglese. Le informazioni contenute in questo articolo si basano sulla versione originale in inglese del/i prodotto/i. Potrebbero esserci piccoli errori, ad esempio nella grammatica utilizzata nella versione tradotta dei nostri articoli. Sebbene non possiamo garantire la completa accuratezza della traduzione, nella maggior parte dei casi la troverete sufficientemente informativa. In caso di dubbi, si prega di fare riferimento alla versione inglese di questo articolo.