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Automatische Konvertierung und Indexierung von Word- und Excel-Dokumenten über DocuWare Import
Unser Ziel ist es, dass Word- und Excel-Dokumente, die in einen überwachten Serverordner abgelegt werden, automatisch in DocuWare importiert und anschließend indexiert werden.
Dazu wird die Dokumentenverarbeitung genutzt, um die Dateien in das entsprechende Archiv einzuspielen und mit Intelligent Indexing oder definierten Indexfeldern automatisch zu befüllen.
Die aktuelle Herausforderung besteht darin, dass bei einem Importprofil, welches gemischte Dateitypen (PDF, Word, Excel) verarbeitet, bestimmte Funktionen der Dokumentenverarbeitung – insbesondere Texterkennung (OCR) und Barcodeauslesung – deaktiviert werden, sobald der Dateityp auf „Alle Dateitypen“ gesetzt ist.
Wir möchten daher klären, ob und wie eine automatische Konvertierung von Office-Dokumenten (Word, Excel) in PDF vor der Archivierung realisiert werden kann, sodass auch diese Dateien vollständig indexiert und verarbeitet werden.
Da es sich um eine große menge an einzelnen Dateien handelt, wäre es praktischer wenn es eine möglichkeit gibt ohne jedes Dokument einzeln umzuwandeln. -
RE: Suche über mehrere Archive zeigt nicht alle Einträge
Hallo Tobias Getz,
Vielen Dank für die schnelle Antwort.
Ich habe die Datenbankspaltennamen überprüft und es scheint tatsächlich daran zu liegen, dass die Benennung falsch ist.
Ich habe schon herausgelesen, dass man den Spaltennamen nicht anpassen kann, das ist natürlich sehr problematisch für mich.
Gibt es eine Möglichkeit, wie man die Dokumente in der übergreifenden Suche angezeigt bekommt?
Mir würde einfallen, alle Dokumente in ein Archiv umzuziehen und so die archivübergreifende Suche zu umgehen, das wäre aber nicht optimal und eher kontraproduktiv.
Über mögliche Vorschläge wäre ich sehr dankbar.
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RE: Suche über mehrere Archive zeigt nicht alle Einträge
Hier die angehängten Screenshots :) -
Suche über mehrere Archive zeigt nicht alle Einträge
Moin,
Es handelt sich um die Cloud Version 7.12.
Das Problem scheint aufzutreten je nach verwendendem Suchdialog, wenn ich den Dialog von Archiv A verwende, werden mir Dokumente aus diesem Archiv angezeigt. Verwende ich den Suchdialog aus Archiv B werden mir nur diese Dokumente angezeigt.
Es wurde darauf geachtet, dass die Indexfelder in den Archiven gleich benannt wurden und auch die Indexeinträge einheitlich sind.
Es scheint auch kein Berechtigungsproblem zu sein, da dieses Problem auch beim Admin Benutzer auftritt.
Unsere Anwender berichten, dass manchmal gar keine Dokumente angezeigt werden, das scheint je nach gesuchtem Indexeintrag unterschiedlich zu sein.
Gewollt ist, dass unabhängig vom verwendetem Suchdialog die Dokumente aus allen Archiven ausgegeben werden.
Ich habe einige Screenshots angehängt, wo man sehen kann, wonach gesucht wurde und was das jeweilige Ergebnis davon ist.
Ist dies ein Fehler in der Konfiguration? Oder vllt. in der Anwendung?
Vielen Dank im Voraus über mögliche Lösungsansätze.
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