DocuWare Administration ist eine reichhaltige Quelle für praktische Informationen zur Verwaltung Ihres DocuWare-Systems. Wir stellen Ihnen hier 5 Beispiele vor.
Frage:
Welche Benutzer sind angemeldet?
Lösung:
Die Verbindungen zum Content Server und die Anzahl der laufenden Verbindungen können Sie in der DocuWare-Administration unter DocuWare System/Server/Content Server/<Name Content Server>/Dienstoptionen überprüfen. Unter Anzahl der Verbindungen werden alle Server- und Client-Verbindungen zum Content Server aufgelistet. Wie viele Benutzer aktuell mit Content Server verbunden sind, wird unter Anzahl der Benutzer angezeigt. Es werden sowohl Benutzernamen als auch die Anzahl ihrer Verbindungen angezeigt.
Benutzer können mehrere Verbindungen zu Content Server haben, z.B. wenn sie gleichzeitig mit Windows Client und Web Client arbeiten, mehrere Viewer in Windows Client geöffnet haben oder einen ACTIVE IMPORT-Job gestartet haben, der parallel zum Client läuft. Nutzen Sie diesen schnellen Überblick, um herauszufinden, wie die Lizenzen genutzt werden. Oder überprüfen Sie, wie viele Verbindungen zum Server bestehen, bevor Sie Wartungsarbeiten durchführen.
In den Service-Optionen unter DocuWare System/Server/Content Server/<Name Content Server> können Sie den aktuellen Status der registrierten Benutzer überprüfen
Seit Version 6.7 gibt es eine neue Funktion in der DocuWare Administration: Übersicht der Verbindungen. Diese Funktion ist in der Symbolleiste der Administration zu finden, wenn der Zweig System oder Organisation ausgewählt ist:
Frage:
Welche Workflows laufen gerade?
Lösung:
Eine Übersicht über alle aktuell laufenden Workflows finden Sie in DocuWare System/Server /Workflow Server/<Name Workflow Server> im Bereich Service-Optionen. Im Abschnitt Maximale Anzahl paralleler Workflows wird eingestellt, wie viele Workflows maximal gleichzeitig ablaufen können. Der Standardwert ist 1. Wenn zwei Autoindex-Workflows definiert sind, werden sie nacheinander ausgeführt, sofern dieser Wert nicht erhöht wird. Durch Erhöhen oder Verringern des Wertes können Sie die Serverauslastung kontrollieren, da mehrere parallele Workflows die Leistung beeinträchtigen können. Unter Anzahl der laufenden Aktivitäten und unter Parallele Prozesse können Sie festlegen, wie viele Aktivitäten/Workflows gleichzeitig laufen können.
Frage:
Welche Speicherorte und Datenverbindungen sind verfügbar?
Lösung:
Prüfen Sie in der DocuWare Administration, ob es möglich ist, von DocuWare Server aus eine Verbindung zu einem bestimmten Speicherort herzustellen oder eine Datenverbindung - zum Beispiel zu einer Datenbank - aufzubauen. Diese Prüfung ist sinnvoll, wenn der Zugriff auf Dokumente oder eine Datenquelle in DocuWare nicht möglich war. Um die Verfügbarkeit von Speicherplätzen zu prüfen, navigieren Sie zum Bereich DocuWare System/Speicherplätze/<Speicherplatzname> und klicken in der Symbolleiste auf das Symbol 
. Die Verfügbarkeit der Datenbank ist in DocuWare System/Datenbankverbindung/<Name Datenbankverbindung> über das gleiche Symbol in der Symbolleiste ersichtlich.
Über die Symbolleiste können Sie Informationen abrufen, um zu sehen, ob Verbindungen zu verschiedenen Speicherorten bestehen
Frage:
Welche Art von Rechten hat der Benutzer?
Lösung:
Um sich einen Überblick über die verschiedenen Rechte der einzelnen DocuWare-Benutzer zu verschaffen, gehen Sie zu DocuWare System/Organisation/Benutzerverwaltung/Benutzer/<Benutzername> und verwenden Sie dieses Symbol in der Symbolleiste, um die Benutzerrechte anzuzeigen 
.
Eine Analyse, ob bestimmte Rechte vergessen wurden oder welche Profile bearbeitet werden müssen, lässt sich einfach über die Symbolleiste durchführen. Klicken Sie sich durch die Verwaltung und Sie können genau sehen, welche Rechte einem Benutzer direkt zugewiesen wurden und welche über Profile, Gruppen oder Rollen vergeben wurden. Der Bereich Benutzerrechte anzeigen ist ein reiner Kontrollbereich, es können hier keine Änderungen vorgenommen werden.
Anzeige der Benutzerrechte über die Symbolleiste
Frage:
Wie hoch ist die Anzahl der Dokumente und der Volltextstatus?
Lösung:
Nachdem Sie in der DocuWare Administration in den Bereich Archiv gegangen sind, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf <Archivname>, um ein Kontextmenü zu öffnen. Nach einem Klick auf Volltextstatus anzeigen (unabhängig davon, ob das Archiv Volltextstatus hat oder nicht) werden eine Reihe praktischer Informationen angezeigt. Hier finden Sie unter anderem, wie viele Dokumente in einem Archiv abgelegt sind, die Gesamtzahl der Dokumentseiten und die durchschnittliche Seitenzahl jedes Dokuments.
Außerdem können Sie schnell erkennen, wie groß ein Aktenschrank ist. Wenn für ein Archiv ein Volltextdienst eingerichtet wurde, erhalten Sie in diesem Bereich der Verwaltung auch einen Statusbericht über den Volltext. Der Dialog gibt Ihnen eine Momentaufnahme der aktuellen Situation, keine progressive Anzeige. Er zeigt an, wie viel Prozent der in einem Archiv gespeicherten Dokumente noch für Volltext indiziert werden müssen und wie viel Text bereits extrahiert wurde. Außerdem wird der Wert angezeigt, wie viele der gespeicherten Dokumente indiziert wurden. Das bedeutet, dass jede extrahierte Zeichenkette daraufhin analysiert wurde, ob sie bereits existiert, und auf der Grundlage dieser Information eine Rangfolge erstellt wurde. Anhand dieser wertvollen Informationen können Sie abschätzen, ob die Zeit und die Parameter für die automatische Volltextindizierung optimal konfiguriert wurden. Auch der Gesamtumfang des Volltextkatalogs ist leicht zu erkennen.
Wertvolle Informationen: Wie viele Dokumente befinden sich in einem Aktenschrank? Sind alle Dokumente für den Volltext indiziert?
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