Tim Eselgrimm

Hi Frank,

danke, das ist eine gute Idee. :) Ich habe ein "Löscharchiv" in das die Anwender Dokumente schieben können, indem sie einen Stempel mit "bitte löschen" aufbringen. Dokumente mit dem Stempel werden einmal täglich in das Löscharchiv verschoben. Dort sehe ich dann nach, was es ist, und lösche es oder auch nicht. So kann ich das betreffende Feld bei Ablage via Dialog mit "bitte löschen" befüllen und zumindest den Missbrauch rauslöschen. Bei Ablage mit dem Formular schreibe ich dann "wiederherstellen", was der Rückgänigmachung aus dem Löscharchiv entspräche. Danke :)

Klar werde ich den Dialog bei den Benutzern ausblenden, das ist aber maximal umständlich und die Nutzer könn(t)en es eigenmächtig wieder rückgängig machen. Wer hat sich denn, aus Admin-Sicht, bitte so was einfallen lassen?

Ich hab auch ein bisschen rumexperimentiert, Felder zu Pflichtfeldern gemacht und im Dialog ausgeblendet - ausgeblendete Felder können keine Pflichtfelder sein, Felder mit "nur lesen" im Dialog versehen - können dann aber auch nicht via Formular abgelegt werden - man kann zwar Eingaben im Formular in den Feldern machen, die zugeordnet sind, aber die können dann nicht geschrieben und das Formular nicht abgelegt werden.

Aber so oder so, das ist meines Erachtens ein Bug by Design und für mich überhaupt nicht nachvollziehbar und vor dem Hintergrund der notwendigen, aber maximal komplexen Steuerung der Nutzerrechte an zig Stellen kaum zu glauben, dass es so ist.

Bleibt nur zu hoffen, dass das geändert wird.

Danke nochmal, die Idee ist gut :)

Tim

Hallo Simon,

vielen herzlichen Dank für die Info und vor allem auch für den Tipp mit dem öffentlichen Formular, was ich aber eigentlich natürlich nicht möchte - aber das ist doch völlig unlogisch oder nicht? Ich habe im Standarddialog Pflichtfelder, die im Formular nicht gefüllt werden sollen. Dafür werden Merkmale gefüllt, anhand derer ich dann mittels eines Workflows die Felder befülle, die im Formular noch nicht gefüllt werden, aber eigentlich Pflichtfelder sind, sodass das Archiv dahingehend durch den Workflow wieder konsistent wird.

Meinen "normalen" Ablagedialog kann ich daher nicht hinterlegen, da dort natürlich die Felder, die in jedem Fall gefüllt sein sollen, Pflichtfelder sind, sondern ich muss für das Formular einen extra-Ablagedialog anlegen, der den Nutzern dann, das kann ich nicht verhindern, auch zur Verfügung steht.

Im Formular gibt es explizit Funktionen, die Felder gezielt einblenden und die dann zu Pflichtfeldern werden können. Im zugeordneten Ablagedialog kann ich die aber nicht zu Pflichtfeldern machen, da sie sonst immer gefüllt werden müssen - was mir das gezielte Einblenden im Formular effektiv unmöglich macht und somit diese eigentlich coole Programmfunktion obsolet wird.

Mache ich es aber nicht zum Pflichtfeld, sodass das Formular funktioniert - können die Benutzer mit dem Dialog, den ich ihnen ja nicht entziehen kann "wilde Sachen treiben" und mir die Konsistenz des Archivs auf den Kopf stellen …

Ist das wirklich so gewollt und vor allem soll das so bleiben? Mir entzieht sich die dahinterstehende Logik völlig. Da ich ja das Formular ohnehin nur den Benutzern/Gruppen/Rollen zugänglich mache, die ich möchte, habe ich doch die Einschränkung, die ich will - ganz ohne dass ich mittels eines Ablagedialoges irgendwas einschränke oder auch nicht. 

Hat sich Docuware dazu mal geäußert? Die müssen doch selbst merken, dass das nicht der Weisheit letzter Schluss sein kann.

Danke nochmal für die Antwort und den Tipp mit dem öffentlichen Formular, da muss ich tief in mich gehen, ob ich die eine oder die andere Kröte schlucken möchte. :) 

Tim

Hi,

ich richte gerade meine zukünftige DocuwareCloud ein und bekomme ein Problem bei der Ablage mit Forms nicht gelöst.
 

Ich muss eine Ablagemaske hinterlegen. In Forms kann ich wunderbar abhängige Felder machen und die zu Pflichtfeldern erklären klappt alles super, nur mit dem Ablagedialog bin ich am verzweifeln.

Nehme ich den Admin-„ich darf alles“-Ablagedialog geht natürlich alles, für den Admin. Alle anderen fehlt die Berechtigung. Nehme ich den „normalen Dialog“, den auch alle dürfen, habe ich plötzlich Pflichtfelder aus dem Dialog zu füllen, die ich nicht im Formular habe und auch nicht füllen kann.

Lege ich einen extra-Dialog für das Formular an, müssen den auch alle, die das Formular ausfüllen können sollen zur Verfügung haben und ich kann ihn nur beim Benutzer in seinem persönlichen Profil (außerhalb der Administration) ausblenden.

In dem Dialog kann ich Felder, die ich im Formular abhängig als Pflichtfelder bestimme nicht zu Pflichtfeldern machen - sonst sind sie immer Pflicht, auch wenn ich sie nicht einblende. Heißt, die Benutzer können „wild“ Datensätze außerhalb der Verwendung des Formulars erstellen, irgendwas irgendwie mit dem Dialog machen und konfusen Schabernack treiben. Eigentlich will ich überhaupt keinen Dialog für Forms… ist ja ein Systemseitiges schreiben und ich bestimme ja, wem das Formular überhaupt zur Verfügung steht, wozu diese doppelte Einschränkung? Und wenn ich schon einen extra-Dialog brauche, der ja auch gepflegt werden will, dann sollte der doch Admin-seitig „ausblendbar“, aber dennoch verwendbar sein,..

Da die Docuware ansonsten irre diffizil mit den Berechtigungen ist und das von mir beobachtete Verhalten keinerlei Sinn ergibt, mache ich bestimmt irgendwas falsch - nur was?

Danke für Erleuchtung schon vorab. :)

Tim

 Öhm - soll das mit dem html so, wenn man einen Beitrag nochmal bearbeitet?

Hallo Herr Wieland,

der Support hat sich bei mir gemeldet und das Problem beseitigt. An der Stelle mal ein dickes Lob meinerseits, danke, dass sich so um die Kunden gekümmert wird.

Herkunft des Problems:

Erstellt man eine Autoindex-Regel, kommt nach dem Trigger die Dokumentensuche Match Data. Ich war irrig der Meinung, dass hierbei das gleiche Dokument verarbeitet würde. Dies ist, zumindest grundsätzlich, nicht der Fall. Je nach Auswahl hinsichtlich der Multiple Matches nimmt er das erste Dokument, das er findet und verwendet dieses als Referenz.

In Assign Data wird dann bei Regeln, die auf Angaben des Dokumentes, das unter Match Data gefunden wurde beruhen, diese verwendet, um weitere Daten auf das Dokument aufzubringen, das im Trigger gefunden wurde.

In meinem Fall sind mehrere Dokumente vorhanden, die im Match Data gefunden werden konnten. Er hat daher das Dokumentendatum genommen, das auf dem ersten gefundenen Dokument im Archiv vorhanden ist und nicht das des Dokumentes, das über den Trigger zum Bearbeiten ausgewählt wurde.

Das Ergebnis war daher eine nicht nachzuvollziehende, scheinbar willkürliche Angabe, unter Versanddatum.

Lösung:

Soll ein Wert, des Dokumentes, das im Trigger gefundenen wurde, in ein weiteres Feld des gleichen Dokumentes eingetragen werden, so ist das Dokument genau zu bezeichnen. Das funktioniert, indem im Match Data die Regel DocID is equal DocID vergeben wird.

Noch mal herzlichsten Dank an das Docuware-Team. Wirklich super, dass dann, wenn sich Kunden nicht gegenseitig helfen können, ein Servicefall daraus wird und auch super wie kompetent der Service war. Dickes Lob meinerseits und nochmal besten Dank! :)

Hello!

I tried to use Autoindex to fill empty fields with fixed entries and with entries based on other fields.

One of my rules in "Assign data" is "fill field >Send date< with the value of field >Document date<".

It works - but strangely.

Some examples:

Value 2023/10/12 assigned 2015/01/14
Value 2023/10/12 assigned 2014/12/22
Value 2023/10/12 assigned 2015/02/17
Value 2023/10/10 assigned 2015/01/07
Value 2023/10/10 assigned 2015/02/23
Value 2023/10/09 assigned 2014/12/12
Value 2023/10/09 assigned 2015/05/13
Value 2023/10/09 assigned 2015/05/08
Value 2023/10/09 assigned 2015/04/07
Value 2023/10/09 assigned 2018/10/10
value 2023/10/09 assigned 2023/06/19

and so on - often the same document dates result in the same send dates (but never the correct ones, always in the past), but as listed not always.

I cannot trace the error, nor can I find a pattern.

Does anyone have any ideas as to what this might be?

Thanks in advance! :)